Las actas se pueden escribir de dos maneras: actas o informes basados en la agenda y actas o resúmenes de reuniones informales. Los formatos de las actas de grabación varían según la naturaleza de la organización o grupo y por región. Las actas de las reuniones del personal, talleres, seminarios y reuniones interdepartamentales pueden seguir diversos estilos de documentos.
Los minutos sirven como un recordatorio útil para los participantes después de la conclusión de la reunión y también aseguran que los colegas ausentes puedan aprender lo que se discutió y las decisiones que se tomaron. Los minutos o informes basados en la agenda son el tipo tradicional de registros. Estas son las actas tomadas en una reunión programada para la cual se conoce la agenda. La agenda puede ser circulada antes de la reunión o anunciada por el presidente al comienzo de la reunión. Siguen el marco establecido por la agenda. En la mayoría de las organizaciones, las actas basadas en la agenda constituyen los registros principales de las reuniones formales de gobierno. Son documentos muy sofisticados, complejos y formales, y normalmente están escritos por profesionales o escritores específicos.
Las actas de las reuniones informales se toman principalmente en reuniones departamentales y grupales. Son resúmenes de decisiones tomadas, acciones de seguimiento requeridas, personas responsables de proyectos individuales e hitos y fechas límite de dichos proyectos. Los minutos de resumen también se pueden utilizar para rastrear el historial de un proyecto. En general, este tipo de minutos se distribuyen a todos los asistentes y, en algunos casos, a otras partes interesadas que no estuvieron presentes en la reunión.
