De acuerdo con Winning Government Business, el proceso de licitación incluye invitaciones realizadas por instituciones que solicitan ciertos bienes o servicios y respuestas de proveedores a licitaciones comerciales. Las instituciones hacen invitaciones a licitaciones al anunciarlos y los requisitos mínimos para ganar la licitación El proceso es competitivo y abierto a muchos proveedores.
El sitio web oficial del Gobierno de los EE. UU. explica que una vez que la institución solicitante recibe las ofertas, se prepara una lista de posibles proveedores. Las entrevistas con proveedores preseleccionados se realizan para evaluar su capacidad financiera, reputación de mercado y calificación crediticia. El comité de licitaciones de la institución selecciona un proveedor que les ofrece la mejor relación calidad-precio para firmar un contrato de suministro. Tanto en el Reino Unido como en Estados Unidos, los solicitantes que no obtienen una licitación de una institución pública pueden recibir comentarios sobre por qué la solicitud o la licitación fallaron.
Según Lawyers.com, antes de firmar un contrato, un proveedor debe comprender los términos y condiciones para evitar futuras luchas legales. El contrato describe las obligaciones del proveedor y la institución entre sí, como el período de entrega, la calidad y las condiciones de pago. Una vez que un proveedor está de acuerdo con los términos del contrato y lo firma, el gerente de compras de la institución, escribe al proveedor una carta de aceptación y emite una orden de compra. Los términos de pago se realizan según los términos del contrato. Si el proveedor se demora en la entrega de los bienes y servicios, o si la calidad es deficiente, una institución puede cancelar el contrato.
