Las impresoras se desconectan debido a subidas y bajadas de tensión, archivos dañados en la cola de impresión, atascos de papel, un cartucho de tóner vacío o bandeja de papel, componentes defectuosos en la propia impresora e interferencia por parte de usuarios remotos. Solo algunos de estos generan mensajes de error únicos.
A veces, borrar un mensaje de "impresora fuera de línea" es tan simple como apagar la impresora y reiniciarla o deshacerse de todos los trabajos en la cola de impresión para eliminarla. Para que una impresora genere un mensaje de error que diga "fuera de línea", según el fabricante, deben haberse producido errores específicos. Los usuarios deben consultar el manual del propietario para impresoras individuales.
Otras condiciones que hacen que una impresora se desconecte pueden generar mensajes de error específicos, que se pueden clasificar en un manual del usuario. Por ejemplo, cuando se empuja fuera de línea debido a atascos de papel y cartuchos de tóner vacíos, la mayoría de las impresoras informan ese mensaje. Al eliminar el atasco de papel o al reemplazar el cartucho de tóner, la impresora vuelve a estar en línea. Las bandejas de papel vacías también generan mensajes de error específicos.
Un trabajo de impresión con un archivo dañado o un archivo con un gráfico dañado puede hacer que una impresora se desconecte. Esto puede generar un mensaje de error, pero aún así detiene la impresora. El usuario puede borrar la cola de impresión e intentar imprimir el archivo una página a la vez para encontrar el elemento que está causando el error.
Si un componente de la impresora se estropea, como el fusor en una impresora láser, es posible que no genere un mensaje específico, pero la impresora se detendrá. Del mismo modo, cuando otras señales inalámbricas bloquean una impresora inalámbrica, dejará de imprimir hasta que se elimine la interferencia, y debido a que muchas impresoras en red tienen herramientas de software para administración remota, un operador remoto puede desconectar una impresora incluso cuando no hay nada malo.
