La combinación de correspondencia se utiliza para procesar por lotes muchos documentos personalizados en Microsoft Word y otras suites de oficina. Se necesita una plantilla y una base de datos o una hoja de cálculo con la información requerida. La plantilla se llena con los detalles que se encuentran en la base de datos.
Por ejemplo, si hay un documento que dice "Estimado (APELLIDO) (APELLIDO)," mediante la combinación de correspondencia, los símbolos (NOMBRE PRIMERO) y (NOMBRE) se reemplazan con los detalles correspondientes. Algunos programas también pueden realizar operaciones lógicas, de modo que si la entrada de la base de datos está marcada como masculina o femenina, el software reemplazará la sección del primer nombre con el Sr. o la Sra., Según los datos disponibles.
