Un sistema de procesamiento de archivos ayuda a las personas a realizar un seguimiento de los archivos a medida que avanzan en los distintos departamentos de una empresa. El propósito de este tipo de sistema es mantener las cosas organizadas, generalmente en orden alfabético, numérico orden cronológico. Las compañías que tienen sistemas efectivos de procesamiento de archivos tienen maneras de encontrar esos archivos de manera ordenada, en lugar de que los miembros del personal revisen los documentos para encontrar lo que están buscando.
Si una empresa utiliza archivos de papel, almacenamiento en la nube o una combinación, mantener un sistema consistente en su lugar es vital para el manejo eficiente de las solicitudes de información. Muchas compañías han recurrido a un entorno "sin papel" en el que los archivos terminan en discos duros, almacenamiento en la nube u otros lugares. Sin embargo, al igual que con un archivador tradicional, es igual de importante hacer un seguimiento de todos los archivos en un disco compartido o personal. La mayoría de las aplicaciones de almacenamiento simplifican la configuración y el nombre de las carpetas de archivos para que los encargados de almacenar los datos puedan colocar el archivo correcto en la carpeta correcta. Incluso sin el sonido de los cajones abiertos y la fría sensación metálica de los archivadores, es posible mantener los archivos organizados adecuadamente.
