Una de las razones principales por las que necesitamos sistemas de información es porque mejoran la eficiencia, lo que puede aumentar la productividad. Por lo general, son compatibles con las operaciones que utilizan muchos datos. En las organizaciones empresariales, un sistema de información bien diseñado puede ser la diferencia entre pérdidas y ganancias.
Cada organización funciona con información y cada entidad comercial tiene una forma particular de recopilar, registrar, almacenar y manipular información. Trivialmente, todo lo que se necesita para recopilar y almacenar información es un lápiz y papel. Sin embargo, sería una tarea fenomenal, por ejemplo, que un profesional médico registre y almacene los detalles de los pacientes con lápiz y papel. Los sistemas de información han revolucionado completamente la recopilación, almacenamiento y manipulación de datos.
Un sistema de información generalmente comprende una serie de aplicaciones informáticas especializadas y hardware que procesa grandes cantidades de datos para proporcionar información útil en procesos como la toma de decisiones. Algunas definiciones se refieren a toda la arquitectura, que comprende aplicaciones de software, hardware, sistemas operativos y la estructura de red que soporta los diversos componentes informáticos que forman el sistema de información.
Los sistemas de información evolucionan con el tiempo a medida que avanza la tecnología y como reglas formales que rigen la gestión de la información en una organización. Por ejemplo, si hay cambios estructurales importantes en una organización, se pueden requerir cambios comparables en el sistema de información.
