Una intranet es importante porque simplifica la comunicación interna dentro de una empresa aumentando la productividad al permitir que los empleados accedan a una base de datos interna fácilmente. También permite que la administración y los empleados se comuniquen fácilmente y compartan información en toda la organización. Una intranet simplifica el proceso de seguimiento después de las reuniones.
Una intranet es vital para los empleados que colaboran en un solo documento en diferentes ubicaciones, ya que pueden acceder fácilmente al documento en la intranet y actualizarlo en tiempo real. Una empresa que ubica sus políticas y otra información en una base de datos central, como una intranet, le permite al empleado acceder a dicha información fácilmente para permanecer enfocado en otras tareas productivas. Es fácil automatizar tareas como la facturación y el control de stock mediante una intranet. Una intranet permite que una empresa administre el conocimiento disponible dentro de una organización y permite a los trabajadores conectarse mediante herramientas sociales; los empleados pueden identificar rápidamente a colegas con intereses y habilidades similares, lo que puede llevar a futuras colaboraciones.
Una empresa que utiliza una intranet debe ofrecer herramientas de personalización funcional en su portal de intranet para aumentar el rendimiento de los empleados. Las herramientas que se basan en los roles de los empleados son altamente efectivas en comparación con las opciones de color y tema. Una aplicación útil, como un directorio de empleados, generalmente aumenta la adopción de un portal de intranet a medida que los usuarios visitan el portal con frecuencia para acceder a dicha aplicación.
