El proceso de comunicación tiene cuatro pasos, que son codificación, medio de transmisión, decodificación y retroalimentación. Seguir los pasos del proceso ayuda a establecer una comunicación efectiva y garantiza que no se pierdan ni se entiendan los mensajes.
El primer paso del proceso de comunicación, la codificación, es quizás el más crucial ya que se seguirán las suposiciones. El remitente debe entregar un mensaje que sea conciso y claro. Los problemas como el tono de voz y el lenguaje corporal también deben considerarse, ya que estos factores desempeñan un papel clave en la forma en que se interpreta un mensaje.
Esto conduce al segundo paso, el medio de transmisión. Es responsabilidad del remitente decidir cómo y cuándo entregar el mensaje para aumentar las posibilidades de que se entienda. La forma que toma un mensaje puede ser crítica para el siguiente paso, la decodificación.
Una vez que el mensaje se ha entregado por completo, la función del remitente finaliza. Luego, depende del receptor decodificar el mensaje de la forma en que fue diseñado. Una vez que el receptor ha entendido el mensaje claramente, la retroalimentación termina el proceso de comunicación.
El destinatario envía el feedback al remitente a través de un formulario de confirmación o respuesta breve. Este último paso es importante porque el remitente entiende la efectividad del mensaje.
