Los pasos clave en el ciclo de comunicación son los mensajes, la segmentación, la distribución, el monitoreo y la medición, y la evaluación. El ciclo de comunicación se usa a menudo en las relaciones públicas, las operaciones comerciales estándar y los círculos sociales personales para garantizar claridad al transmitir un mensaje.
El primer paso en el ciclo de comunicación es la mensajería, que implica determinar qué decir, construir el tono del mensaje y evaluar el método de entrega. La selección de objetivos implica identificar a la audiencia adecuada y adaptar el mensaje para atraer a la persona o grupo de personas específico. La distribución es a menudo un factor clave para el personal de relaciones públicas. Deben determinar si entregar el mensaje de forma verbal o no verbal, a través de correo directo, comunicación electrónica, sitios web multimedia o redes sociales. Al monitorear y medir el ciclo de comunicación, los profesionales rastrean la interpretación del mensaje o el discurso de ventas al investigar respuestas y reacciones, encuestando a la audiencia objetivo y analizando los efectos del mensaje en la opinión pública o las ventas de un producto en particular. La evaluación es el paso final, pero en curso, del ciclo de comunicación. Una vez que el mensaje ha sido construido, dirigido a las audiencias, distribuido y monitoreado, los comunicadores evalúan su efectividad para planificar futuros mensajes o materiales. El elemento clave del paso final es determinar qué se aprendió del ciclo de comunicación con un mensaje en particular y refinar el proceso para futuros mensajes.
