Una de las ventajas de MS Publisher es que pone a disposición de los usuarios las herramientas del arte digital profesional y permite que cualquiera pueda diseñar y publicar material publicitario de alta calidad, como folletos y carteles pequeños. Otra ventaja es que MS Publisher permite a un usuario convertir y compartir creaciones originales en varios formatos de archivo, como PDF o XPS.
MS Publisher es esencialmente un programa de diseño de página que formatea texto y gráficos. La interfaz corresponde a un entorno de Windows Office. En consecuencia, sus funciones y características básicas son muy similares a otros programas de MS con capacidades de formato, como Word. Hay otras características de formato más específicas, como las guías de línea de base, margen y cuadrícula.
MS Publisher también ajusta el tamaño de las páginas, las posiciones y los objetos de los tamaños, agrupa los elementos para bloquearlos en su lugar de manera colectiva, ajusta el texto automáticamente y contiene capas de primer plano y de fondo para una mayor perspectiva y profundidad.
MS Publisher incorpora logotipos, diagramas e imágenes prediseñadas en documentos y permite el ajuste del color dentro y fuera de las imágenes importadas. MS Publishes incluso tiene un modelo de color CMYK en el programa. Al igual que en Word, MS Publisher ofrece una amplia gama de fuentes y la capacidad de ajustar cada tamaño de fuente.
Con el "Guardar como PDF" o el complemento XPS de Microsoft, que se puede descargar de forma gratuita en Support.Office.com, MS Publisher guarda los archivos como PDF o XPS para compartir. El complemento incluso permite que MS Publisher guarde cada archivo CMYK en formato CMYK y Pantone como PDF, por lo que las especificaciones de color no se pierden en la traducción.
