Las hojas de cálculo ahorran tiempo y proporcionan flexibilidad en la presentación y precisión de los cálculos en comparación con el uso de calculadoras o lápiz y papel. Una hoja de cálculo permite cálculos instantáneos utilizando fórmulas y es fácil de usar , almacenar e imprimir datos.
La disposición de los datos en columnas y filas crea intersecciones llamadas celdas. Los datos se ingresan en la hoja de cálculo en forma de números, cadenas o fórmulas. Esto permite el cálculo instantáneo y también el recálculo de los datos a medida que se ingresan o cambian los números.
La capacidad de introducir fórmulas matemáticas también permite realizar pronósticos. Los números pueden modificarse para calcular cuáles serían los resultados en diferentes circunstancias, que es una función utilizada comúnmente por las empresas para predecir posibles desarrollos. También se puede utilizar con otros tipos de datos, incluidos los científicos y estadísticos, para probar una hipótesis.
Los datos se pueden organizar de varias maneras según las necesidades del usuario, y en algunos casos se pueden copiar y pegar directamente en una hoja de cálculo de otras fuentes. Los programas de hoja de cálculo permiten al usuario cambiar fácilmente el aspecto de la hoja de cálculo, incluido el ancho de columna, el alto de fila, el color de fuente y el color de la hoja de cálculo en sí.
El usuario puede elegir trabajar o imprimir una hoja de cálculo completa o especificar un área en particular, llamada "rango".
