Una hoja de cálculo se utiliza para realizar un seguimiento de los datos y hacer cálculos, mientras que una base de datos se utiliza para almacenar información para ser manipulada más adelante. La información puede comenzar almacenada en una hoja de cálculo, pero como la cantidad de información crece, puede surgir la necesidad de una base de datos.
Las hojas de cálculo y las bases de datos a menudo se usan en tándem. Una persona puede construir una base de datos para almacenar una variedad de tipos de información, como nombres, direcciones, números de identificación e información sobre salarios. Una hoja de cálculo se utiliza para presentar fragmentos de información que se encuentra en una base de datos. La información en una base de datos se puede presentar en el mejor formato que facilite la creación de la hoja de cálculo, ya que incluir grandes cantidades de información en una hoja de cálculo puede hacer que sea difícil navegar y leer una hoja de cálculo.
Dos ejemplos de software de base de datos son dBase y MS Access. Usando el software, una persona puede ingresar toda la información necesaria para crear una hoja de cálculo en un momento posterior. Una vez que la información se ingresa en la base de datos, se utiliza un comando llamado consulta para generar la información.
Lotus y MS Excel son ejemplos de software de hoja de cálculo. La información alfa en una hoja de cálculo puede ordenarse y la información numérica puede manipularse en fórmulas y cálculos. Se puede acceder a la información de la hoja de cálculo desde una base de datos o ingresarla manualmente desde otras fuentes.
