Una invitación a una cena de negocios debe incluir un lenguaje de invitación estándar, como indicar que el anfitrión "invita cordialmente" al destinatario al evento. La invitación debe transmitir información básica como la fecha y la hora , lugar y finalidad del evento y la identidad del anfitrión. También debe incluir información sobre cómo confirmar su asistencia junto con las instrucciones especiales, como los detalles de estacionamiento.
Las invitaciones a cenas de negocios pueden ser formales o informales. Las invitaciones por correo electrónico y por teléfono son cada vez más comunes en los eventos informales. Para eventos informales, algunas empresas envían invitaciones por correo en sus propios artículos de papelería. Las invitaciones formales para eventos corporativos generalmente se imprimen en un color oscuro en papel blanco o blanquecino.
Se invita a los invitados con 3 a 4 semanas de anticipación para eventos informales. Si los invitados son invitados por teléfono, se enviará un recordatorio por escrito 2 semanas antes del evento. Para los seminarios importantes que las personas deben planear asistir desde fuera de la ciudad, es habitual avisar con 6 a 8 meses de antelación. Para reuniones como seminarios programados para durar varios días, es apropiado anotar qué tipo de comida hay en el menú junto con información sobre invitados especiales u oradores. Las invitaciones para los almuerzos se envían con 3 a 5 semanas de anticipación, y las invitaciones para el desayuno o cócteles deben salir con 2 a 4 semanas de anticipación.
