Los seis elementos o funciones clave de un sistema de información son capturar datos, transmitir datos, almacenar datos, recuperar datos, manipular datos y mostrar datos. Los sistemas de información suelen estar informatizados y proporcionan a los directivos y empleados información oportuna sobre el rendimiento de una organización.
Los sistemas que están diseñados y comercializados para funciones de administración recurrentes y predecibles a veces se denominan sistemas de información de gestión. Un informe de accionistas programado es un ejemplo de un informe creado por un MIS.
Incluso con el advenimiento de la tecnología de computadora personal más barata, las computadoras centrales mantuvieron una presencia significativa en la informática de nivel empresarial hasta principios de la década de 2000. Los mainframes fueron el punto de partida para los sistemas de información de gestión en el período antes de que las microcomputadoras se hicieran populares en la década de 1970. Internet amplió aún más el alcance y la complejidad de los sistemas de información, lo que permite la videoconferencia, la difusión por Internet, el intercambio de información en tiempo real y un mayor acceso para un mayor número de usuarios.
La planificación, implementación y administración de un sistema de información requiere que se consideren muchos factores: costo, modularidad, capacidad de procesamiento, capacidad de procesamiento requerida, vida útil del equipo, utilidad para los usuarios del sistema y la compatibilidad del software y hardware que se ejecuta en eso. Los usuarios pueden ser designados con permisos para los tipos de actividades que pueden realizar en el sistema. Los nombres de usuario y las contraseñas deben ser emitidos y administrados. Una de las funciones más importantes de administrar un sistema de información es minimizar el tiempo de inactividad, a cero si es posible. El tiempo de inactividad inesperado prolongado puede ser muy perjudicial para cualquier empresa en términos de pérdida de productividad, ventas y clientes.
