Las hojas de cálculo permiten a los empresarios combinar el informe de datos con cálculos electrónicos incorporados. Por lo tanto, los números se pueden contar y mostrar para uso contable sin necesidad de calcular los totales manualmente. Los propietarios de negocios pueden ver los cálculos directamente sin depender de los contadores o contadores de la empresa. La información informática con hojas de cálculo también ahorra papel, lo que es económico y respetuoso con el medio ambiente.
Las hojas de cálculo para computadora, que replican las características de las hojas de cálculo en papel, fueron desarrolladas por primera vez para ser utilizadas por Microsoft. Una vez que solo se ofrece en Apple Mac, las hojas de cálculo están diseñadas hoy para que los datos contables se puedan leer y compartir fácilmente en PC y Mac.
Las hojas de cálculo permiten a los usuarios revisar las diversas etapas de un cálculo y hacer notas explicativas para las sumas. Las plantillas de hojas de cálculo que contienen la formulación para datos utilizados regularmente aumentan la productividad de la oficina y reducen los costos al eliminar la necesidad de personal con formación técnica. La capacidad de un programa de hoja de cálculo electrónica para intercambiar detalles numéricos con otras aplicaciones informáticas mejora las comunicaciones empresariales. La incorporación con sistemas basados en datos reduce las redundancias numéricas y también el acaparamiento de información. Las hojas de cálculo también cuentan con funciones de edición y resaltado de colores para discusión y visualización. Estas características son útiles cuando se presentan pronósticos de negocios o se analizan resultados.
