Las ventajas para las fotocopiadoras incluyen hacer copias de las páginas de forma rápida, relativamente barata y fácil correlación de páginas, mientras que las desventajas incluyen la necesidad de mantenimiento, servicio anual y el alto costo de compra. Para reducir el costo inicial De una fotocopiadora, es posible comprar fotocopiadoras reacondicionadas o alquilarlas.
Las fotocopiadoras reacondicionadas son inicialmente más baratas, pero pueden sufrir problemas más temprano y pueden costar más en costos de mantenimiento y tienen una vida útil más corta que una nueva. También es beneficioso para el medio ambiente, ya que, de lo contrario, gran parte de las fotocopiadoras habrían terminado en vertederos. Si la compañía está buscando ofrecer fotocopias para los clientes, esto tiene la ventaja de aumentar el paso a la tienda y el posible aumento de los ingresos. Las desventajas incluyen un miembro dedicado del personal cuando la demanda es alta y la necesidad de considerar la demanda de servicios en el área.
Otros problemas relacionados con las fotocopiadoras son fotocopiar materiales protegidos por derechos de autor. La idea del uso justo en los Estados Unidos permite a las personas hacer fotocopias, artículos o capítulos de libros para investigación, pero no para evitar pagar por el material. Cuando se requiere que los estudiantes usen fotocopias de artículos, folletos o gráficos utilizados en lectores que están protegidos, el centro de copiado o el instructor deben asegurarse de que los derechos de autor estén protegidos antes de que se imprima el lector y de que cada elemento esté claramente asignado.
