Las principales ventajas de Microsoft Access, disponibles con algunas versiones de Microsoft Office, son el bajo costo, la facilidad de uso y la integración con otros servicios de Microsoft. No hay tarifas de licencia adicionales además de Microsoft Office, ni ¿Requiere el programa el servidor y la inversión administrativa de la mayoría de las bases de datos relacionales? La interfaz gráfica es familiar para los usuarios de Microsoft Office, y el entorno de programación es el mismo que para las macros de Office. Para aquellos que usan servicios de Microsoft como SharePoint, Access se integra bien.
En muchos casos, los usuarios crean bases de datos de Access como una alternativa al almacenamiento de datos de Excel. Access tiene herramientas más sofisticadas de análisis de datos e informes. Aunque es posible crear algo que se aproxime a una base de datos en Excel, no es particularmente eficiente y rápidamente se hace difícil de mantener. Si una aplicación necesita funciones matemáticas o de contabilidad, el back-end de Office permite la interacción entre Excel y Access.
Cuando Excel ya no funciona bien debido a grandes cantidades de datos o si un usuario desea proporcionar formularios de entrada de datos e informes para otros, Access es una buena opción. Access tiene interfaces de asistente para ayudar en la creación de formularios e informes, por lo que crear aplicaciones de bases de datos pequeñas está al alcance de cualquier usuario de Office.
Hay algunas desventajas importantes al usar Microsoft Access con múltiples usuarios. El acceso tiene límites inherentes al tamaño de la base de datos y la cantidad de usuarios que hacen que el software sea inadecuado para su uso más allá de las pequeñas empresas. La seguridad en Access no es robusta, por lo que es una mala elección para datos confidenciales. Además, Access no está disponible en todas las versiones de Microsoft Office, incluso en plataformas Windows.
