Se utiliza una base de datos para recopilar y organizar datos. Aunque una versión electrónica como la creada en Microsoft Access puede ser la primera en recordar, también existen muchas versiones de bases de datos no automatizadas , como un teléfono personal y una libreta de direcciones.
Una base de datos puede ser simplemente una lista que se mantiene escrita o escrita en un papel, en una hoja de cálculo de computadora o en un documento de procesamiento de texto. Este tipo de base de datos, llamado archivo plano, consiste en una tabla con filas y columnas de datos. Por ejemplo, una base de datos simple para una pequeña empresa puede contener solo dos columnas, nombre del producto o marca y precio. Si un cliente llama para preguntar sobre precios, el empleado de la tienda escanea la primera columna para encontrar el producto y luego mira la columna de precios asociada para responder la pregunta del cliente.
La mayoría de las bases de datos computarizadas se consideran bases de datos relacionales y se crean utilizando un lenguaje de consulta estructurado generalmente denominado SQL. Este tipo de base de datos utiliza varias tablas de datos que están relacionadas y las vincula con claves, un código de identificación común. Por ejemplo, un código de departamento puede servir como una clave que une información de departamento y tablas de productos. Estos tipos de bases de datos impiden múltiples entradas de los mismos datos, proporcionan una clasificación rápida y varias oportunidades de generación de informes.
