Una base de datos manual es un sistema de almacenamiento de archivos duros que consta de registros en papel, carpetas y archivadores o cajas de almacenamiento. Un sistema de base de datos manual de calidad facilita la recuperación de documentos e información cuando están necesario.
Otro término para una base de datos manual es un sistema de gestión de documentos. La Agencia de Protección Ambiental recomienda organizar una base de datos manual en orden alfabético, cronológico, numérico o con un sistema alfanumérico. Otros consejos incluyen minimizar el almacenamiento de registros a los registros necesarios, limpiar documentos con frecuencia y utilizar el método organizativo más obvio. Las bases de datos computarizadas están reemplazando rápidamente las bases de datos manuales para el almacenamiento de documentos. Las bases de datos informáticas hacen referencia cruzada a todos los registros, lo que facilita y acelera la recuperación de datos.
