Una de las ventajas de las presentaciones gráficas es la conveniencia con la que el público puede seguir, mientras que una desventaja es que los datos pueden mostrar una imagen falsa de la situación. Las presentaciones gráficas son un método popular para presentar grandes cantidades de datos porque casi todos pueden entenderlos. Algunas personas pueden no estar familiarizadas con los términos técnicos utilizados para explicar los datos, pero cuando se presentan gráficamente, se puede mostrar un patrón claro.
Al presentar información vital, las presentaciones gráficas actúan como una gran guía visual de la información que se entrega. A muchas personas les resulta más fácil leer una tabla en lugar de escuchar un conjunto de números y tratar de darle sentido. El uso de información visual junto con la palabra hablada es una excelente manera de llegar a un público que, de lo contrario, no se sentiría motivado por lo que está escuchando.
Sin embargo, una desventaja de las presentaciones gráficas es que pueden requerir mucho tiempo de construcción y pueden quitar el punto principal que se está discutiendo. Las presentaciones son más efectivas cuando están libres de distracciones, y algunos en la audiencia pueden perder el enfoque al desviar la atención a los gráficos llamativos en la presentación. Además, si las presentaciones gráficas se realizan de una manera particular, pueden hacer que los números se vean mejor o peor de lo que realmente son, y algunos en la audiencia pueden ser engañados por gráficos que no cuentan la historia completa.
