Algunas ventajas de un enfoque de base de datos incluyen información consistente, flexibilidad, fácil administración de la seguridad y privacidad de los datos y un tiempo de desarrollo de aplicaciones reducido. En pocas palabras, una base de datos se define como una recopilación de información relacionada. Las empresas utilizan un sistema de gestión de bases de datos, o DBMS, para ayudar en la organización de datos.
La mayoría de las empresas utilizan un sistema de base de datos relacional. Este tipo de sistema permite acceder a diferentes piezas de información al mismo tiempo. Toda esta información puede ser compartida a través de los diferentes archivos. Un par de ejemplos de software de base de datos de relaciones son Oracle y Paradox.
En la base de datos relacional, toda la información diferente se almacena en tablas organizadas en filas y columnas. Las filas representan un registro individual y las columnas son un campo específico dentro del registro. Por ejemplo, las filas pueden designarse como "Apellido", "Nombre" y "Número de teléfono" para una base de datos compuesta por información de contacto del empleado.
Los formularios en línea a menudo se usan para ingresar información rápidamente en una base de datos. Los diferentes espacios en blanco que una persona completa en el formulario apuntan a los campos individuales en la base de datos. Entonces las empresas pueden ejecutar informes fácilmente manipulando la información. Por ejemplo, un empleador puede ejecutar un informe con una lista de nombres de empleados, números de teléfono y direcciones de correo electrónico como una herramienta de referencia rápida.
