Una de las principales ventajas de la comunicación impresa es que proporciona un registro duradero de los mensajes enviados para referencia futura. Esta forma de comunicación permite al destinatario pasar mucho tiempo para revisar el mensaje y proporcionar una respuesta adecuada. La comunicación escrita es más específica y clara.
La comunicación impresa ayuda a definir los principios, las reglas y las políticas adecuadas que rigen el funcionamiento de una empresa. Es útil cuando se trata de delegar responsabilidades. A diferencia del boca a boca, la comunicación impresa permite que la persona que asume las responsabilidades se refiera al documento. Al mismo tiempo, actúa como prueba y como documento contable. La comunicación impresa se considera más formal y ayuda a mejorar la imagen de la empresa. Del mismo modo, en caso de un procedimiento judicial, la comunicación impresa se proporciona como registros válidos. La comunicación impresa mejora el seguimiento. Por ejemplo, una nota publicada en el tablón de anuncios de una empresa actúa como un recordatorio de un evento o reunión.
La comunicación impresa incluye cualquier forma de interacción que se basa en la palabra escrita. Es uno de los modos de comunicación más importantes junto con la comunicación oral o hablada. La comunicación impresa es a menudo popular en el entorno empresarial. Los ejemplos de este tipo de comunicación incluyen notas, boletines, informes, manuales de los empleados y descripciones de los trabajos. Otros documentos impresos incluyen cartas, propuestas y contratos. Las formas alternativas de comunicación incluyen el correo electrónico y los sitios web de Internet.
