Para planificar una vigilia a la luz de las velas, una persona debe determinar dónde se realizará la vigilia, a qué hora se llevará a cabo ya quién invitar. Es común que la vigilia se realice en el lugar de la muerte fallecida, o en su lugar favorito.
La ubicación debe ser de fácil acceso tanto para los seres queridos como para los miembros de la comunidad. Después de elegir la ubicación, el siguiente paso es determinar la hora en que tendrá lugar la vigilia. Por lo general, las vigilias a la luz de las velas se llevan a cabo al atardecer o poco después. Las velas son más visibles durante las horas oscuras, pero la vigilia no debe llevarse a cabo tan tarde en la noche que incomoda a las personas.
Después de obtener los detalles, la persona debe invitar a personas a la vigilia. Esto se puede hacer en forma de cartas, sitios de redes sociales, llamadas telefónicas y en persona. Otras formas de anunciar la vigilia son a través de comunicados de prensa, artículos periodísticos y otras formas de medios de comunicación.
Al prepararse para la vigilia, la persona debe recoger velas, protectores de goteo de cera y otros artículos necesarios. También se puede crear un programa en honor a la persona fallecida o lesionada. El programa puede incluir los detalles de la persona, poemas, citas y otra información que la persona considere necesaria.
