La mayor ventaja de la combinación de correspondencia es que una empresa puede escribir y enviar una carta estándar a un gran número de partes interesadas, como sus accionistas, sin agregar manualmente cada nombre y dirección. La combinación de correspondencia puede generar cientos de cartas y sobres que están diseñados para ser leídos como si estuvieran escritos a individuos.
La combinación de correspondencia es una característica del software de aplicación de procesamiento de textos que permite a los usuarios desarrollar cartas personalizadas, tarjetas de felicitación y otras comunicaciones con nombres y direcciones almacenados en una base de datos. Es muy fácil corregir una sola letra que luego se usa como plantilla para muchas otras. Además, cuando se ha creado la plantilla, se puede guardar y utilizar de nuevo en el futuro.
Primero, el usuario de la computadora crea una base de datos con varios nombres de campos de los destinatarios deseados y luego escribe la letra que la vincula con la base de datos. A continuación, el usuario emplea una consulta para encontrar un conjunto de personas que están destinadas a recibir una copia de la carta. El asistente de combinación de correspondencia luego solicita al usuario que ingrese los detalles apropiados de cada destinatario. El asistente finaliza el proceso al tomar datos de la base de datos preparada y produce una copia de la carta para cada persona en la base de datos. La única desventaja es que las letras pueden carecer de un cierto nivel de compromiso personal.
